Datenschutzerklärung

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13, 14 DS-GVO für die Plattform der InstiBase GmbH

Anbieter der InstiBase-Website und der InstiBase-Plattform InstiBase GmbH („wir). Die nachstehenden Datenschutzhinweise gelten, wenn Sie unsere Website besuchen und/oder Kontakt mit uns aufnehmen. Die nachstehenden Datenschutzhinweise gelten außerdem für die natürlichen Personen, die Nutzer unserer InstiBase-Plattform sind. Einen Zugang als Nutzer erhalten Sie aufgrund und im Rahmen eines Nutzungsvertrag, den wir mit unserem Kunden, von dem Sie den Zugang erhalten haben, abgeschlossen haben. Wir sind Auftragsverarbeiter dieses Kunden im Hinblick auf Ihre Benutzerdaten für den Zugang zur InstiBase-Plattform sowie für alle Daten, die bei den auf der InstiBase-Plattform möglichen Aktionen von Ihnen oder über Sie gespeichert werden.

Darüber hinaus verarbeiten wir Daten im eigenen Interesse und damit als Verantwortlicher. Hierzu gehören Daten, die wir von Ihnen als Ansprechpartner unserer Kunden speichern müssen. Zusätzlich fallen bei der Nutzung der InstiBase-Plattform sog. Nutzungsdaten an, die wir im eigenen Interesse und als Verantwortliche erheben, um die Nutzung unserer Plattform. Über diese Datenverarbeitung, sowie Ihren Ansprechpartner und Ihre Rechte möchten wir Sie im Folgenden informieren.

Wir legen höchsten Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher nur in Übereinstimmung mit dem Inhalt dieser Datenschutzerklärung sowie den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und – soweit einschlägig – den Bestimmungen des Telemediengesetzes (TMG).

§ 1 Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Sofern die InstiBase GmbH nicht Auftragsverarbeiter des Unternehmens, für das die Benutzer der InstiBase-Plattform tätig sind, ist, ist sie selbst verantwortliche Stelle. Ihre Kontaktdaten sind:

InstiBase GmbH
Hanauer Landstraße 521
60386 Frankfurt am Main
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Telefon: +49 163 2766 532

§ 2 Verarbeitung von Daten der Benutzer der InstiBase-Plattform

Um die InstiBase-Plattform benutzen zu können, brauchen Sie einen Account, der je nach Vertrag kostenpflichtig ist oder kostenfrei. Für einen einzelnen Benutzer-Account benötigen wir die folgenden Daten, wenn Sie Admin für Ihre Organisation sind:

- Vollständiger Name des Admins
- Ihre Position im Unternehmen/Jobbezeichnung
- Adresse des Unternehmens, für das Sie handeln
- Geschäftliche Telefonnummer
- Geschäftliche E-Mail-Adresse
- Geschäftliche Faxnummer (optional)
- Passwort
- Zahlungsdaten des Unternehmens, für das Sie handeln

Diese Daten fügen wir Ihrem Account hinzu, wenn der Nutzungsvertrag über individuelle Kommunikation geschlossen wird. Wenn Sie den Nutzungsvertrag online abschließen, geben Sie diese Daten selbst auf der InstiBase-Plattform im Registrierungsvorgang ein.
Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgen:
· um Sie als unseren Vertragspartner bzw. für diesen handelnde natürliche Person bzw. als unsere(n) Ansprechpartner(in) unseres Vertragspartners identifizieren zu können;
· um Ihnen den Account auf der InstiBase-Plattform zur Verfügung stellen zu können;
· zur Korrespondenz mit unserem Vertragspartner bzw. mit Ihnen;
· zur Rechnungsstellung;
· zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie oder das Unternehmen für das Sie handeln;
· zu Marketingzwecken (siehe dazu sogleich unter § 3);
· zur Zusendung von Benachrichtigungen (hierüber informiert Sie das Unternehmen, mit dem der Nutzungsvertrag zustande kommt).

Die Verarbeitung der o.g. Daten basiert auf verschiedenen Rechtsgrundlagen. Die Verarbeitung aller Daten, die wir für die für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, benötigen, findet auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO statt. Die Zurverfügungstellung von Kontaktdaten sowie von Zahlungsdaten oder weiterer Finanzdaten wie z.B. Steuernummern und deren Verarbeitung durch uns ist für die beiderseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus einem Vertrag erforderlich. Sofern Sie Ansprechpartner unseres Vertragspartners sind, findet die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten zu denselben Zwecken auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO statt, weil wir ein berechtigtes Interesse an einem konkreten Ansprechpartner bei unserem Vertragspartner haben. Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO und damit aufgrund unserer berechtigten Interessen findet die Verarbeitung von Informationen statt zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen unseren Vertragspartner (wie z.B. Zahlungsverzug).
Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie wir sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigen, es sei denn, es liegt eine Einwilligung Ihrerseits zur weiteren Speicherung vor oder wir sind nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO z.B. aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z.B. aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet.
Sofern wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, informieren wir Sie vorher über Umfang und Reichweite dieser Einwilligung. Sie können eine solche Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, wobei durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

§ 3 Verarbeitung personenbezogener Daten für Marketing und Follow-up-Werbung

Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO und damit aufgrund unseres berechtigten Interesses an Direktmarketing verarbeiten wir Ihre Daten zu diesem Zweck. Wir verwenden zu Marketingzwecken zum einen die Post-Anschrift, aber auch die E-Mail-Adressen unserer Vertragspartner bzw. von den Ansprechpartnern in deren Unternehmen. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir jedoch nur, wenn wir diese im Zusammenhang mit dem Nutzungsvertrag erhalten haben und nur zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen. Generell können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Wenden Sie sich hierfür gerne an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten. Rechtsgrundlage ist hier außerdem § 7 Abs. 3 UWG. Um die Resonanz auf unsere Newsletter messen zu können, verarbeiten wir rein statistische und anonymisierte Daten darüber, ob unsere Newsletter geöffnet wurden und auf darin enthaltene Links geklickt wurde. Hieran haben wir ein berechtigtes Interesse, um Inhalt und Frequenz des Newsletters anpassen zu können. Rechtsgrundlage dafür ist daher ebenfalls Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO.

§ 4 Verarbeitung personenbezogener Daten bei Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns personenbezogene Daten durch Kontaktaufnahme zur Verfügung stellen, z.B. per E-Mail oder durch Eingabe Ihrer Daten in unser Kontaktformular, verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO zum Zwecke der Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen oder gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung Ihrer Anfrage.

§ 5 Verarbeitung von Daten von Bewerbern

Sofern Sie uns Ihre Daten und Bewerbungsunterlagen zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DS-GVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Im Falle einer Absage werden Ihre Daten nach 6 Monaten gelöscht, es sei denn, Sie haben einer längerfristigen Speicherung in unserer Bewerberdatenbank zugestimmt.

§ 6 Verarbeitung Ihrer Daten mittels Cookies

Bei Aufruf der InstiBase-Plattform werden sog. Cookies – das sind kleine Textdateien – von Ihrem Browser automatisch erstellt und auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert. Es handelt sich dabei um sog. Session-Cookies, die wieder verfallen, wenn Sie Ihr Browser-Fenster schließen. Wir benötigen diese, damit Sie im Browser während einer Sitzung auf der Plattform angemeldet werden können und wir Sie aufgrund längerer Inaktivität aus Sicherheitsgründen automatisch abmelden können. Diese Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO gespeichert, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben, dass unsere Plattform funktioniert und zudem komfortabel und sicher gestaltet ist.

§ 7 Datenverarbeitung mittels Logfiles

Beim Aufrufen unserer Website und unserer InstiBase-Plattform werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den die Server unserer Website und unserer InstiBase-Plattform gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfiles gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst:
a) IP-Adresse des anfragenden Rechners,
b) Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
c) Name und URL der abgerufenen Datei,
d) Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
e) verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Provider
Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
a) Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
b) Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
c) Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität und
d) Aufklärung etwaiger missbräuchlicher Seitenzugriffe (DoS/DDoS-Attacken o.ä.).
Die Logfiles werden routinemäßig nach 7 Tagen überschrieben, damit also alle enthaltenen Daten unwiederbringlich gelöscht. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In der Regel verwenden wir die erhobenen Daten nicht zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Dies behalten wir uns allenfalls für den Fall vor, dass dies erforderlich wird, um missbräuchliche Seitenzugriffe aufzuklären.

§ 8 Empfänger von Daten; keine Datenübermittlung in ein Drittland

Sofern wir IT-Dienstleister, Infrastruktur- und Plattformdienstleister, E-Mail-Service-Provider oder sonstige Dienstleister mit der Verarbeitung Ihrer Daten beauftragen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. f) DS-GVO aufgrund unseres berechtigten Interesses daran, mit Unterstützung professioneller Dienstleister eine verlässliche und sichere Verarbeitung von Daten bei der Durchführung unserer Tätigkeiten und Verwaltung unseres Unternehmens zu gewährleisten. Soweit diese Dienstleister und Erfüllungsgehilfen in unserem Auftrag tätig sind, handeln sie jedoch nur weisungsgebunden und werden von uns entsprechend vertraglich verpflichtet. Ihre Daten werden auch in die Schweiz übermittelt. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss i.S.d. Art. 45 Abs. 1 DS-GVO, d.h. die Europäische Kommission hat für diese ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt.

§ 9 Sicherheit bei der Datenübertragung

Sofern Sie auf unserer Website personenbezogenen Daten eingeben können, werden diese mittels SSL-Verschlüsselung über das Internet übertragen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass die Nutzung elektronischer oder sonstiger Kommunikationswege mit Risiken für die Vertraulichkeit der Kommunikation zwischen Ihnen und uns verbunden ist; dies gilt insbesondere für die Nutzung von E-Mails. Wenn Sie uns per E-Mail oder auf sonstige Weise elektronisch kontaktieren, dürfen wir von Ihrem Einverständnis mit der weiteren Nutzung dieser Kommunikationswege durch uns ausgehen.
Wir sichern unsere Website und sonstigen Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen.

§ 10 Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben das Recht:
a) sofern wir personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeiten, gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt;
b) gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
c) gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
d) gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; e)                   gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
f) gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
g) sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO verarbeitet werden, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben;
h) sofern Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden, gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten für derartige Werbung, einschließlich Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht, zu widersprechen;
i) gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmensitzes wenden.

Möchten Sie von Ihren vorgenannten Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich unter den oben genannten Kontaktdaten an uns.

§ 11 Dauer der Speicherung und routinemäßige Löschung

Sofern in dieser Datenschutzerklärung bei der konkreten Datenverarbeitung nicht anders angegeben, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder sofern dies in Gesetzen oder Vorschriften, welchen wir unterliegen, vorgesehen wurde.
Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.